Los 3 canales para aumentar las reservas en tu centro médico

En este artículo, explicaremos en detalle cómo conseguir más reservas de pacientes de forma eficiente y a través de tres canales diferentes: por teléfono, por Internet y presencialmente. ¿Te animas a aumentar el número de reservas en tu clínica? ¡Sigue leyendo! 😉

Como hemos mencionado, los canales a través de los cuales puedes obtener (y aumentar) el número de citas para los especialistas de tu centro son esencialmente tres, todos ellos igual de importantes para aumentar la rentabilidad de tu centro médico. Empecemos por el primer y más tradicional canal de comunicación: el teléfono.

Cómo obtener más reservas de cita por teléfono

Seguramente, las reservas telefónicas representen una gran parte de tus citas. Sin embargo, es posible que no sepa que, por cada reserva telefónica que recibe tu centro, probablemente se perderán muchas más.

A raíz de un estudio realizado en Doctoralia, llegamos a la conclusión de que, en promedio, las clínicas mexicanas pierden hasta una reserva telefónica de cada dos: ¿por qué?

Más del 40% de las llamadas de los pacientes se realizan durante la pausa del almuerzo, en horario de cierre o simplemente en un momento en el que el personal de recepción está ocupado. ¿Y qué pasa en el caso de que nadie responda a esa llamada? Aproximadamente 9 de cada 10 pacientes buscarán otro centro médico.

A esto se suma el hecho de que, en el caso de centros muy grandes, no todas las personas asignadas para hacerse cargo de las llamadas tienen el mismo nivel de rapidez, efectividad y capacidad para gestionar las solicitudes de los pacientes. Esto puede disminuir el número de reservas y subir el de las llamadas en cola, que a menudo se "pierden" si el paciente queda a la espera durante demasiado tiempo.

Usando un sistema de telefonía VoIP podrás gestionar mejor las llamadas entrantes e incluso devolver aquellas no atendidas. Para ello, no es necesario instalar una línea telefónica tradicional, solo usar su dispositivo VoIP o la aplicación instalada en tu ordenador, móvil o tableta con conexión a Internet. De esta manera, podrás realizar y recibir llamadas telefónicas de forma más eficiente pero también más económica. Además, es la solución ideal para equipos que trabajan de forma parcial o total en remoto.

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3 consejos para conseguir más reservas telefónicas

Hay algunos pasos simples que puedes seguir para perder menos llamadas y ganar más reservas en tu centro médico:

1. Supervisa las llamadas durante el horario de oficina para conocer el tiempo medio de una reserva telefónica, quiénes son los recepcionistas más eficaces, cuáles son las horas pico de llamada y los especialistas más solicitados.
2. Una vez que sabes cuáles son las horas punta de llamada, cubre estas franjas horarias con más personal de refuerzo al teléfono.
3. Establece unas pautas para tu personal sobre el tiempo, los procedimientos y las formas de gestionar las llamadas entrantes de los posibles pacientes.

El tercer punto es muy importante para definir una estrategia que consiga más reservas telefónicas para tu centro, pero no podrás implementarlo si no resuelves los dos primeros. Existen muchos servicios y software que te permiten tanto controlar la actividad telefónica de tu centro como "cubrir" las llamadas perdidas, pero estos suelen ser softwares complejos y / o costosos. Además, no están pensados para cubrir las necesidades de un centro de salud.

Sea cual sea el método o solución que elijas, ten siempre en cuenta que cuantas más llamadas consigas no perder, mayor será la ganancia para tu centro.

Cómo obtener más reservas en tu centro a través de Internet

Una buena manera de obtener citas online es a través de tus propios canales en Internet, especialmente las redes sociales y la página web corporativa del centro. La estrategia general a seguir sería trabajar al máximo la visibilidad de estos canales para aumentar las posibilidades de conseguir nuevas citas.

Sin embargo, para estar bien posicionado y tener más visibilidad es necesario conocer y aplicar las reglas de SEO (Search Engine Optimization) o confiar esta tarea a profesionales externos, como una agencia. También puede optar por destinar un presupuesto mensual para generar anuncios en Internet.

La reserva online de cita, la mejor forma de conseguir citas en Internet

Cada vez más pacientes solicitan una reserva de cita a través de Internet. 

Ofrecer la reserva online permite aumentar significativamente tus pacientes potenciales, permitiendo que su centro sea encontrado y elegido por personas que de otra manera no se habrían puesto en contacto contigo. ¿A qué tipo de paciente nos referimos? En general, a aquellos de menos de 45 años que están acostumbrados a adquirir todo tipo de productos y servicios de forma online: el llamado Paciente 3.0.

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Debes tener también en cuenta que la reserva online de cita te permite mostrar la disponibilidad real de tus especialistas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que podrás obtener reservas incluso en los días y horas en los que tu centro está cerrado, ¡sin tener que mover un dedo!

“Face to face”: consigue más visitas de aquellos que acuden a tu clínica

Es necesario recordar que, si bien es importante promocionar tu centro y llegar a nuevos pacientes potenciales, es igualmente crucial retener a los pacientes que ya se han atendido en tu centro. Un paciente satisfecho es un paciente fiel que no solo volverá a tu clínica cuando sea necesario, sino que incluso te recomendará a amigos y familiares.

La mejor forma de fidelizar al paciente es, por supuesto, dar la mejor impresión posible durante las primeras citas. Por ello, debemos tener en consideración especialmente la imagen que proyectamos de la clínica, la atención de todo el personal y la organización.

Cuida la imagen de tu centro para generar confianza en tus pacientes

Te proponemos estas sencillas mejoras para generar una buena impresión a los pacientes que llegan a tu centro:

• Mantén las estancias del centro limpias y ordenadas. 
• Proyecta tu imagen corporativa en todos los espacios del centro (logotipo, papelería corporativa, señalética...).
• Mantén los baños siempre limpios y en funcionamiento.
• Extra: ofrece conexión Wi-Fi en la sala de espera.

Aunque estos aspectos no están directamente relacionados con el servicio ofrecido por tus especialistas, los pacientes suelen recordar qué sintieron durante su visita al centro, por lo que es importante enfocarse en detalles como la decoración, la limpieza, el nivel de ruido o el olor.

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Una buena gestión mejora la experiencia del paciente

Otra característica que suele hacer que los pacientes vuelvan a tu centro es una buena organización, por lo que es importante que:

• Todo el personal sea puntual. Hay que evitar esperas de más de 10 minutos.
• Se ofrezca una buena comunicación con el paciente antes y después de la visita. Los pacientes aprecian saber que han reservado correctamente la cita, ser recordados del día y la hora de la misma o que se les pregunte cuál ha sido su experiencia tras la visita. ¡Recuerda que con Doctoralia podrás automatizar todas estas comunicaciones! 😉
• Tu personal de recepción ofrezca al paciente que acaba de finalizar su visita la oportunidad de reservar el próximo chequeo o la próxima sesión. Es una buena manera de ser proactivos y conseguir una nueva cita. De forma alternativa, puedes poner bien visible un cartel junto a la recepción recordando a los pacientes que reserven ya su próxima cita antes de irse.

Recuerda que un paciente satisfecho y leal también hará buena publicidad (¡y gratuita!) de tu centro y de tus especialistas a sus conocidos, lo que seguro te generará más visitas.

Conclusión: trabaja todos tus canales para obtener más citas

La clave para obtener un mayor número de reservas de pacientes reside en saber trabajar de forma simultánea todos los canales, algo que se conoce como estrategia omnicanal para clínicas.

Estos son los 3 canales que hemos analizado en este artículo para aumentar las reservas:

• Teléfono: mejora en la atención telefónica y reducción de las llamadas perdidas
• Online: más visibilidad en Internet y servicio de reserva de cita online
• Presencial: fidelización del paciente cuando acude al centro

Si consigues mejorar estos tres puntos, no solo podrás empezar a incrementar el número de citas en la agenda de tus profesionales, sino que también estarás ofreciendo un servicio más completo que mejore la experiencia de tus pacientes.

¡Empiza hoy mismo a trabajar en una mayor adquisición de citas! 💪