Al comunicarte por email con tus pacientes no cometas estos errores

Una comunicación eficaz entre médico y paciente es esencial para mejorar su consulta y ofrecer un servicio de calidad, y el correo electrónico es una de las herramientas ideales para estar en contacto.

En este artículo te explicamos los errores que no debes cometer al comunicarte con tus pacientes por email, además de ofrecerte algunos consejos útiles sobre la mejor manera de transmitir mensajes claros a tus pacientes a través de este medio, cuyo uso es crucial en el mundo digital.

¿Por qué es importante tener una comunicación adecuada con tus pacientes?

Mantener una comunicación adecuada con tus pacientes es importante para establecer una buena relación con ellos y ofrecer un servicio médico de calidad. A decir verdad, la mayoría de las insatisfacciones y quejas sobre las prácticas médicas se deben a una mala coordinación en la comunicación médico-paciente.

Las habilidades comunicativas e interpersonales de un profesional de la salud no sólo incluyen la capacidad de recabar información para hacer un diagnóstico preciso, recomendar un tratamiento con base en ello y mantenerse en contacto con el paciente, sino también la competencia de responder eficazmente a sus mensajes por medios digitales como el correo electrónico.

Con la llegada de la tecnología los canales de comunicación se multiplicaron, y saber comunicarse con los pacientes por email es una habilidad que necesitas desarrollar.

Correo electrónico: una herramienta cada vez más utilizada con los pacientes

La comunicación nunca ha sido tan rápida como ahora gracias a todas las funcionalidades que nos ofrecen las herramientas de mensajería actuales. Cada día enviamos y recibimos cientos de mensajes en cuestión de segundos, lo que facilita la transmisión de información de valor y que puede ser de gran ayuda no sólo para mejorar la coordinación entre médico y paciente, sino también para ampliar y optimizar los propios servicios. 

El correo electrónico se utiliza cada vez más como herramienta de comunicación preferente en diversos sectores empresariales, y el sector salud no es una excepción. Con la presencia constante del Internet, los teléfonos inteligentes, los servicios de mensajería instantánea y las redes sociales, los pacientes desean cada vez más poder comunicarse electrónicamente con sus médicos de cabecera y los centros médicos de su elección.

Aunque al principio muchos profesionales de la salud eran reacios a utilizar las herramientas que ofrece la telemedicina, su eficacia y rapidez terminó por demostrarles lo provechoso de su función, no sólo para mantener una mejor relación con sus pacientes, sino también para ahorrar tiempo y resolver tareas repetitivas de forma automática.

Los correos electrónicos, en particular, son utilizados por muchas personas, tanto jóvenes como mayores. Hablando específicamente de temas de salud, este medio suele emplearse ahora para transmitir información importante como resultados de exámenes, recetas médicas y prescripciones sobre planes de tratamiento.

Cada vez se utilizan más para sustituir a las llamadas telefónicas, y tanto los consultorios médicos como las clínicas privadas se ven obligados a atender diariamente un gran número de emails.

Consejos útiles para aprovechar la comunicación vía correo electrónico

Los correos electrónicos son rápidos, fáciles, fiables y pueden ayudarte a mantener una buena relación con tus pacientes, en especial con quienes necesitan de tu asistencia pero que, por diversos motivos, no pueden acudir a tu consulta en persona.

No cabe duda de que el correo electrónico puede ser una valiosa herramienta de comunicación que ahorra tiempo si se utiliza correctamente, pero también podría crear problemas a los médicos si no se utiliza de forma adecuada.

1. Utiliza una dirección de correo electrónico o un portal seguro para comunicarte con tus pacientes

Como alternativa al correo electrónico, muchos centros médicos suelen utilizar cada vez más diferentes aplicaciones o sitios web para comunicarse electrónicamente con sus pacientes, como Doctoralia.

Los portales y páginas seguras para conectar a médicos con pacientes potenciales utilizan interfaces web infalibles como el cifrado mediante protocolo HTTPS (puedes comprobar esto si el sitio que utilizas incluye https:// al inicio de la dirección de la página web) para ofrecer a los usuarios una plataforma de comunicación eficiente con acceso instantáneo a determinada información médica, como resultados de pruebas diagnósticas, recordatorios de citas y comunicaciones con cada paciente.

2. Envía recordatorios automáticos

Los correos electrónicos pueden ser útiles para enviar actualizaciones automáticas de las citas. Los recordatorios no solo sirven para atraer a más pacientes a tu consulta, también abonan a la credibilidad y el profesionalismo de la misma. Con recordatorios y notificaciones enviados por email, tanto tú como tus pacientes pueden mantenerse al tanto a lo largo del día.

Esta es una opción cómoda ya que casi todo el mundo los utiliza y muchos de tus pacientes pueden acceder fácilmente a ellos desde sus smartphones. Por supuesto, el consejo es limitar los correos electrónicos a comunicaciones importantes, de lo contrario existe la posibilidad de que acaben en la carpeta de spam del destinatario.

3. Guarda los mensajes de tus pacientes

Dado que los pacientes también pueden enviar actualizaciones sobre su estado de salud por correo electrónico, es esencial tener en cuenta esta información como parte de su historial médico. Esto puede ser útil para futuras visitas, para las que sólo tendrás que consultar los mensajes guardados de tu paciente justo antes de su cita. 

Con sistemas de gestión para profesionales de la salud como Doctoralia puedes obtener fácilmente un historial de chat de tus pacientes, lo que resulta bastante útil para enviar información importante, pero también para realizar un seguimiento puntual de sus síntomas en los historiales médicos.

Además, los sistemas de chat integrados en nuestra agenda online también pueden resultar útiles para responder a dudas o preguntas adicionales de las personas que acuden a la visita, debido a que son rápidos y confiables, ahorrándote tiempo para proporcionar una atención de calidad a tus pacientes.

4. Sé claro en tu comunicación

Al comunicarte con tus pacientes es fundamental plantear mensajes claros y concisos que sean comprensibles para prácticamente cualquier persona, en particular cuando envíes información de seguimiento médico o planes de tratamiento.

Sabemos que muchas veces no es posible obviar ciertos tecnicismos, y en este caso siempre será bueno que des a conocer su significado a tus pacientes, además de reiterar que te encuentras a su disposición si persiste cualquier duda al respecto.

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Errores a evitar en la comunicación por correo electrónico con tus pacientes

Al igual que en la práctica médica, cuando se utiliza este medio de comunicación es esencial respetar la intimidad de los pacientes.

Si decides utilizar un sistema digital de gestión médica, asegúrate de que este cumpla con reglamentos internacionales de tratamiento de datos como el GDPR (General Data Protection Regulation por sus siglas en inglés o Reglamento General de Protección de Datos), el cual se trata de una normativa europea para el tratamiento y la protección de datos personales, que garantiza la salvaguarda de la privacidad de los pacientes cuando se comunican con médicos y clínicas de forma digital.

Por otro lado, existen 2 errores comunes que muchos profesionales médicos suelen cometer al comunicarse por vía email, te contamos sobre ellos a continuación:

1. No esperes demasiado para responder

Cuanto más tardes en responder, más resentirás la comunicación con tu paciente. Esta es una afirmación que aplica para cualquier medio que utilices, ya sea por teléfono, mensaje de texto, vía redes sociales, correo electrónico, etc. 

Si tu paciente te envía un correo electrónico con una pregunta urgente y está esperando una respuesta; el consejo es simple: responde su correo y no esperes demasiado antes de hacerlo.

No responder los correos electrónicos de tus pacientes en un tiempo razonable no sólo provoca que estos se acumulen en tu bandeja de entrada, tiene repercusiones en tu autoridad y credibilidad como profesional. 

Investigadores de la Universidad de Columbia y Pennsylvania en colaboración con el equipo interno de Microsoft encontraron que la señal más clara sobre la ineficiencia de un gerente era su tardanza para responder correos electrónicos. Responder con rapidez demuestra que eres meticuloso, organizado, confiable y profesional.

Te damos algunos consejos para gestionar tus respuestas por este medio:

• Utiliza carpetas, etiquetas, banderas o colores para clasificar tus correos electrónicos.
• Crea plantillas para aquellos mails que se repitan con frecuencia.
  
• Establece un período de tiempo dentro de tu jornada laboral en el que puedas dedicarte a responder los correos electrónicos.
• Elige respuestas automáticas para cierto tipo de correos, que sean enviadas automáticamente por el sistema, fuera de tu horario. Esta medida es excelente para informar a tus pacientes si tu consulta está cerrada o de que sólo recibirán tu respuesta en cierto horario específico.

2. Asegúrate de que tus pacientes entiendan los límites del correo electrónico

¿Los pacientes te escriben a menudo para pedir respuestas sobre síntomas que han presentado, sin haber sido examinados? En este caso, es importante asegurarte de que tus pacientes entiendan que ninguna comunicación a distancia (no sólo en el caso de los correos electrónicos, sino también de los mensajes de texto o por redes sociales) puede sustituir a una visita presencial.

Por supuesto, en varios casos también es posible optar por un reconocimiento médico a distancia a través de una videollamada o una consulta telefónica; por ejemplo, cuando no es posible que el paciente pueda acudir a la consulta de un médico.

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Los correos electrónicos se mantienen como una herramienta útil para comunicarse con los pacientes. La comunicación adecuada a través de este medio no sólo ayuda a gestionar mejor el tiempo en consulta, también promueve una relación más estrecha y más humana con cada persona que requiera tus servicios de salud; y de forma particular, en aquellos momentos en los que no siempre es posible tener visitas en directo o a domicilio.