May 13, 2024

Cómo cubrir citas canceladas y ser más eficiente

 

GettyImages-1325013661En todos los centros médicos, es común enfrentarse a los desafíos de cancelaciones de pacientes y citas más prolongadas de lo necesario. Por ello, en Doctoralia hemos creado soluciones para optimizar la gestión de citas y hacer que las consultas sean más eficientes. ¡Descubre cómo!

En esta publicación, te mostraremos dos soluciones diseñadas para optimizar la productividad de tu clínica y reducir las pérdidas económicas (y de tiempo). Estas herramientas tecnológicas fueron creadas específicamente para el sector de la salud, adaptándose a la dinámica de trabajo de los centros médicos y a las necesidades de los pacientes. Vamos a explorarlas.

Lista de espera: cómo cubrir citas canceladas

¿Alguna vez has tenido que lidiar con cancelaciones de citas por parte de los pacientes, ya sea el mismo día o unas horas antes? Esta situación es común y puede representar una pérdida de recursos para tu clínica. Pero no te preocupes, hay una solución para recuperar esas citas y mejorar la experiencia de tus pacientes.

Nuestra funcionalidad de lista de espera permite enviarle una notificación, por email o SMS, a los pacientes que ya agendaron una cita en la clínica; en el mensaje, se le ofrece el hueco libre que dejó una cancelación. 

Esta sencilla pero efectiva herramienta ha logrado recuperar el 70% de las citas canceladas en consultorios médicos y clínicas que confían en Doctoralia. Este porcentaje no solo impacta significativamente en la rentabilidad del centro, sino que también representa un verdadero impulso para las finanzas.

La cifra ya es suficiente razón para utilizar la herramienta, pero veamos otros beneficios importantes de la lista de espera:

  • Los doctores pueden ocupar los espacios vacíos en sus agendas causados por cancelaciones o reprogramaciones, evitando así perder tiempo entre consultas.
  • Esta característica contribuye a crear un horario inteligente y eficiente para pacientes. Ellos también pueden decidir manualmente si incluir o no a un paciente en la lógica de esta función.
  • Los pacientes están más felices porque pueden adelantar sus citas y aprovechar al máximo su tiempo. Al recibir notificaciones de citas disponibles debido a cancelaciones, se sienten valorados y atendidos de manera oportuna. 

Ahora que ya sabemos por qué usarlo, te enseñamos cómo funciona.

  • Si un paciente cancela o reprograma una visita, enviaremos una notificación por SMS a 10 pacientes que tengan una visita programada para dentro de 48 horas. La notificación también puede ser enviada cuando una clínica cancela la visita.
  • Cada SMS se envía en intervalos de 10 minutos. Si alguien adelanta su visita, el flujo se detiene y los siguientes SMS no se enviarán.

Cuando la visita cancelada cumple con los siguientes dos criterios, se activa el mecanismo y comenzamos a verificar a quién podemos enviar el SMS: debe ser en el futuro al menos 24 horas después del momento actual y debe estar dentro del horario laboral (periodo de trabajo del centro).

Ahora veamos un ejemplo:

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La visita de María estaba programada para el lunes a las 8.00 a.m. María canceló su visita el domingo a las 7.00 a.m.

El primer paciente (Carlos) cuya cita estaba programada 48 horas después de la visita original de María recibirá la primera notificación (a partir del miércoles a las 8.00 a.m.). Si Carlos no adelanta su cita, entonces otro paciente recibirá la notificación y así sucesivamente.

El número máximo de SMS para adelantar citas es de 10.

Si se enviaron SMS para adelantar la cita a 3 pacientes y el tercero aprovechó la oportunidad para adelantar su visita, no se enviará el SMS al cuarto paciente, ni a los siguientes 6.

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Check-in o pre-registro: cómo hacer las consultas más eficientes

Generalmente, las citas no comienzan puntualmente debido a la demora en la recepción, sino porque se dedica demasiado tiempo a recopilar información básica manualmente. Esta situación puede resultar en la pérdida de valiosos minutos, impactando negativamente la experiencia del paciente y disminuyendo la eficiencia de la clínica. Además, puede afectar a otros pacientes al causar retrasos en las consultas.

El Check-in es una herramienta fundamental que agiliza el proceso de consulta al permitir que los pacientes proporcionen información relevante de antemano. Desde detalles básicos como la fecha de nacimiento, número de seguro y dirección, hasta información más específica como el género y número de identificación, esta función garantiza una experiencia más eficiente y personalizada para cada paciente.

Además, al facilitar esta información de forma previa, se optimiza el tiempo de consulta y se evitan posibles retrasos, permitiendo que el especialista cuente con todos los datos necesarios para brindar la mejor atención médica. Una herramienta imprescindible para mejorar la gestión de tu clínica y la experiencia de tus pacientes.

¡Veamos cómo funciona!

Una vez que tienes el sistema de gestión para clínicas de Doctoralia, solo debes ir a la configuración de tu agenda y activar esta aplicación adicional. Ahí mismo podrás configurarla y elegir la información que deseas solicitar de los pacientes.

Esta funcionalidad funciona de forma distinta según quién cree la cita dentro de la plataforma, ya que puede ser un agendamiento en línea hecho por el paciente o un evento creado por el equipo de recepción después de recibir una llamada.

Cuando agenda en línea un paciente:

Una vez que los pacientes completan la reserva, recibirán una confirmación en su pantalla indicando que el proceso ha sido exitoso. Además, tendrán acceso directo al cuestionario de check-in para agilizar su consulta.

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El mensaje está redactado de manera profesional, lo que brinda confianza a los pacientes para compartir sus datos de forma segura.

Al hacer clic en el botón de Responder de forma privada, serán llevados a una página con el cuestionario del check-in. En caso de que los pacientes no hayan completado el cuestionario previamente, recibirán una notificación un día antes de la cita para recordarles que lo hagan.

Cuando la cita se agenda por el equipo de recepción:

Cuando se crea la cita se tiene la opción de enviar el cuestionario del check-in o no:

El paciente será notificado a través de un mensaje de texto y un correo electrónico informándole que el doctor se ha comunicado con él, con un enlace que lo llevará directamente al chat.

Esto permitirá que los especialistas se enfoquen en lo esencial: la salud del paciente. Ya no tendrán que perder tiempo investigando antecedentes, ya que contarán con esta información de antemano para prepararse y brindar consultas más efectivas y ágiles.

Además, tu recepción no se verá abrumada como antes, lo que permitirá que tu equipo dedique más tiempo a proporcionar una atención de calidad en lugar de realizar tareas repetitivas y tediosas que consumen preciosos minutos.

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Sistema de gestión: por qué lo necesitas en tu centro

Estas dos herramientas tecnológicas son solo una parte de la solución integral que Doctoralia ofrece para mejorar la gestión administrativa y la experiencia de los pacientes en tu centro médico. El sistema de gestión para clínicas de Doctoralia es una solución diseñada para optimizar todos los procesos dentro de tu clínica, desde la programación de citas hasta el seguimiento de pacientes y la gestión de historias clínicas.

Con esta herramienta, podrás centralizar toda la información relevante en un solo lugar, facilitando la coordinación entre el personal médico, administrativo y los pacientes. Además, el sistema de gestión te brinda la posibilidad de analizar datos, generar informes y obtener métricas clave para tomar decisiones estratégicas en la gestión de tu centro.

En resumen, al implementar el sistema de gestión para clínicas de Doctoralia, no solo estarás optimizando la eficiencia operativa de tu centro, sino que también estarás ofreciendo una atención más personalizada y de calidad a tus pacientes.

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