Innovación administrativa: crea y comparte documentos para pacientes

La importancia de la documentación en la industria médica es innegable, aunque a menudo puede resultar en una tarea que consume mucho tiempo y que no siempre se lleva a cabo con la seguridad informática necesaria. Descubre cómo simplificar, agilizar y asegurar el proceso de documentación.

Documentación en la industria médica

Durante mucho tiempo en la historia, los expedientes médicos se utilizaban principalmente con propósitos educativos. Fue hasta el siglo XIX que los pacientes contaron con un historial permanente y unificado, gracias al desarrollo de la documentación médica estandarizada. Esto permitió registrar de manera sistemática la información, los diagnósticos y los tratamientos de cada paciente.

El siglo XX fue testigo de nuevos avances con la introducción de la historia clínica electrónica (HCE). Las innovaciones tecnológicas facilitaron una introducción, almacenamiento y recuperación de datos más rápida y precisa. 

Desde la historia clínica electrónica hasta los consentimientos informados y los registros de procedimientos, la documentación médica abarca una amplia gama de información crucial que impacta directamente en la calidad y seguridad de la atención médica. 

Exploremos por qué documentar es importante

1. Precisión y coherencia

Una documentación precisa y coherente es esencial para garantizar que la información médica de cada paciente sea completa y actualizada. Los registros médicos bien mantenidos permiten a los profesionales de la salud acceder rápidamente a la información relevante sobre el historial médico, los tratamientos previos y las alergias, además de ayudar a evitar errores de medicación y evitar interacciones medicamentosas peligrosas. Esto es especialmente crucial en situaciones de emergencia donde cada segundo cuenta y la toma de decisiones rápida y precisa puede marcar la diferencia entre la vida y la muerte.

2. Coordinación de la atención

La documentación adecuada facilita la coordinación de la atención entre diferentes profesionales de la salud y servicios médicos. Con registros médicos electrónicos accesibles, los médicos pueden compartir fácilmente información relevante, como resultados de pruebas de laboratorio, diagnósticos y planes de tratamiento, lo que promueve una atención más integrada y centrada en el paciente. Esta coordinación es especialmente importante en el manejo de enfermedades crónicas o condiciones complejas que requieren la colaboración de múltiples especialistas.

3. Cumplimiento normativo y legal

La documentación médica también desempeña un papel crucial en el cumplimiento de las normativas y regulaciones legales en el ámbito de la salud. Los registros precisos y completos son fundamentales para demostrar la calidad y la adecuación de la atención proporcionada, así como para proteger a los profesionales de la salud en caso de litigios o reclamaciones legales. Además, es esencial para garantizar el cumplimiento de las normativas de privacidad de la información médica.

4. Mejora de la eficiencia y la productividad

Una gestión eficiente de la documentación médica puede mejorar significativamente la eficiencia y la productividad en los centros médicos. Los registros electrónicos simplifican los procesos administrativos, reducen la duplicación de datos y minimizan los errores de documentación, lo que permite a los profesionales de la salud dedicar más tiempo a la atención directa al paciente. Además, la automatización de tareas como la generación de informes y la facturación contribuye a una práctica más rentable y sostenible.

5. Seguridad del paciente

Por último, pero no menos importante, la documentación adecuada es fundamental para garantizar la seguridad del paciente. Además, la documentación de los consentimientos informados y las decisiones de tratamiento promueve una práctica clínica informada y ética, donde los pacientes tienen un papel activo en su atención médica y se respetan sus derechos y preferencias.

Digitalización de registros. Ahora más esencial que nunca.

Como mencionamos antes, una de las ventajas de documentar es que podemos ahorrar tiempo para el personal administrativo, el médico y el paciente. Tener toda la información a la mano y de forma digital, hace que el proceso de consulta y seguimiento sea más eficiente. Sin embargo, el acto de documentar lleva tiempo y si no tenemos una herramienta ideal para ello, podemos terminar haciendo más lento al equipo de recepción y a los doctores.

Entonces, ¿cómo hacer que la documentación sea rápida y eficaz?

Hay alternativas tecnológicas como Google Drive, que nos permiten crear documentos y ordenarlos en carpetas, pero esta herramienta no cumple con todas las necesidades de un centro médico. Una parte importante del proceso de documentación es el poder garantizar que la información estará segura, ya que hablamos de datos médicos y no podemos tomar ningún tipo de riesgo con ellos.

Así mismo, lo ideal sería tener la documentación vinculada a cada paciente, para que la gestión sea más ordenada y eficiente. Esto es algo que podríamos hacer en un servidor de la nube, pero tendrías que tener decenas o cientos de carpetas y encontrarlas no sería un proceso sencillo. Además, que gestionar los permisos de edición no es tan simple, lo cual podría ser una amenaza para la integridad de los documentos.

Por ello, hoy queremos presentarte una de las soluciones que tiene nuestra Agenda para Clínicas: Documentos.

Documentos de Doctoralia

El equipo identificó esta necesidad en el sector médico, especialmente en centros médicos con diferentes especialistas y numerosos pacientes. Por ello, se decidió desarrollar una funcionalidad que cumpliera con las tres áreas fundamentales para tener un buen registro de información por paciente: rapidez, seguridad y versatilidad.  

¿En qué consiste?

Para optimizar el proceso, se implementó la función de plantillas predefinidas de documentos, que permite a centros médicos y hospitales estandarizar la documentación que se envía a los pacientes, como el justificante de citas, consentimiento para un proceso médico, protocolos para la preparación de procedimientos y informes. 

Mediante estas plantillas, el personal administrativo puede crear documentos de manera fácil y estandarizada. Los documentos resultantes se guardan automáticamente en el historial del paciente y pueden compartirse de manera segura a través de la plataforma de mensajes proporcionada por Doctoralia.

1. Creación y edición de plantillas

Las plantillas ofrecen más que solo texto; cuentan con campos inteligentes y opciones de personalización que permiten el llenado automático de datos según el paciente asociado. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también evita la duplicación de esfuerzos al escribir la información necesaria.

Por ejemplo, veamos esta plantilla, donde se incluye el nombre y número de identidad del paciente como campo de personalización.

2. Creación de documentos a pacientes partir de una plantilla

Una vez que hayas creado tu plantilla (o plantillas), simplemente dirígete al perfil de tus pacientes ya registrados y añade un documento personalizado. Este documento se actualizará automáticamente con la información necesaria del perfil del paciente, y en caso de que falte algún dato, recibirás una notificación para que lo corrijas. Además, si incluiste algún campo relacionado con la cita, podrás vincularlo directamente a una consulta específica con ese paciente.

Una vez que hayas agregado el documento a este paciente, entonces podrás compartirlo, descargarlo o eliminarlo. Checa cómo se ve el proceso en este video. 👇

3. Envío de documentos por mensajes privados

Una vez que hayas creado un documento en el perfil del paciente, simplemente haz clic en compartir. Esto abrirá la ventana del mensaje directo y enviará automáticamente un mensaje junto con el archivo que seleccionaste para compartir.

Además de enviar documentos, puedes compartir resultados de exámenes, recetas electrónicas y más. Todas las conversaciones se mantienen seguras y privadas al ser cifradas y almacenadas en los historiales de los pacientes.

Seguridad de los datos médicos

Como mencionamos anteriormente, la seguridad es de suma importancia en el ámbito de la salud y para la protección de los pacientes. Es por ello que en Doctoralia contamos con un software que cumple con todas las normativas de protección de datos y ha sido diseñado específicamente para el manejo de información médica.

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Además, no todos los usuarios con acceso a la agenda tienen la capacidad de editar o crear documentos para los pacientes. Nuestra configuración te brinda la opción de restringir el acceso a esta función, lo cual te permite tener un mayor control sobre los datos almacenados en tu agenda.

¿Cómo empezar el proceso de innovación administrativa en tu centro médico?

Solo tienes que solicitarla rellenando el siguiente formulario. 👇