Los recepcionistas ejercen una labor vital para el buen funcionamiento de un centro de salud. Desde dar la bienvenida a los pacientes hasta la gestión de trámites, se trata de una posición multitarea imprescindible a la hora de ofrecer una buena experiencia al paciente.
El objetivo de este artículo es mostrar cómo algunas tareas de recepción pueden reducirse u optimizarse gracias a las herramientas digitales. De esta forma, el equipo tendrá más tiempo para centrarse al máximo en dar un mejor servicio al paciente.
Índice de contenidos
Antes de mencionar las herramientas que te ayudarán a optimizar la recepción, vamos a recordar cuáles son sus principales tareas:
Funciones del personal de recepción de una clínica
Las principales tareas de un recepcionista varían según el tamaño y el tipo de clínica. Estas son algunas de las funciones principales:
- Atención presencial de los pacientes: el recepcionista da la bienvenida a los pacientes que llegan al centro, les acompaña a la sala de espera, actualiza la información de llegada y vela por el bienestar del paciente durante la estancia.
- Atención telefónica y/o online: contestar a las llamadas, mensajes o correos de los usuarios para resolver dudas, agendar, modificar o confirmar una visita o recordar al paciente cuándo tiene su próxima cita.
- Gestión de las agendas de los especialistas: agendar nuevas citas, cambiarlas o cancelarlas.
- Gestión de los historiales de los pacientes: abrir fichas de pacientes y actualizar la información. Velar por la confidencialidad de los datos.
- Cobros de los servicios y gestión de la caja.
- Preparar y presentar presupuestos a los pacientes en base a la información que le proporcione el especialista.
- Mantener ordenada la recepción y la sala de espera.
Los recepcionistas tienen un gran reto sobre la mesa: ofrecer una buena atención al paciente a la vez que realizan tareas muy diversas. ¿Cuáles de estas tareas se pueden automatizar u optimizar con herramientas digitales? Lo vemos a continuación:
Reserva online para reducir la creación de citas en la recepción
Hoy en día, poder reservar por Internet cualquier servicio, como una habitación de hotel o una mesa en un restaurante, está a la orden del día. Es por este motivo que el sector salud no puede quedarse atrás. Ofrecer la reserva online de cita permite que los pacientes escojan la hora y fecha que mejor les convenga, a la hora que deseen y en pocos clics. De hecho, el 85% de los pacientes quiere tener la opción de poder reservar cita por Internet.
El 85% de los pacientes quiere tener la opción de poder reservar cita por Internet.
La reserva online o cita previa por Internet también aporta un claro beneficio para el centro de salud: evita la creación de nuevas citas por parte del recepcionista. Esto permite que el personal tenga más tiempo para atender y cuidar del bienestar del paciente.
Aprende a crear anuncios en Google y haz que los pacientes te encuentren
Forma parte del buscador más grande del mundo y posiciona a tu centro.
Quiero saber más
Comunicaciones automatizadas para la gestión de citas
¿Cuánto tiempo pierde al día el personal de la recepción en llamar o escribir a los pacientes para recordarles que tienen una cita?, ¿y para avisar de que hay una modificación en la fecha y/o hora de la visita? En la actualidad, existen varias soluciones que te permiten automatizar este tipo de comunicaciones para poder reinvertir ese tiempo en otras tareas, como la atención presencial o la puesta a punto de los espacios del centro.
Con el software de gestión de Doctoralia puedes automatizar los recordatorios de cita, los avisos de modificaciones en la cita, las confirmaciones de reserva y, además, podrás enviar también un mensaje automático al acabar una visita para pedir una valoración del servicio. Todo ello a través de mensajes SMS o e-mails sin coste adicional para el cliente.
Doctoralia Phone: el sistema de gestión de llamadas para clínicas
Para ofrecer una óptima experiencia al paciente, tu centro debe tener la capacidad de contar con varias vías mediante las cuales concertar una visita con el especialista de forma rápida y satisfactoria.
Ya hablamos más arriba de ofrecer la reserva online de cita, un método de reserva especialmente valorado por las nuevas generaciones. Sin embargo, debes tener presente que algunos pacientes, especialmente los más mayores, prefieren concertar una cita a través de una llamada de teléfono. Por ello, es imprescindible poder atender todas esas llamadas para asegurarte de no perder citas y ofrecer la mejor atención telefónica posible.
Pensando en las necesidades que tienen los centros médicos para gestionar eficazmente el servicio telefónico, hemos creado Doctoralia Phone, el software para clínicas que le permite gestionar las llamadas de forma inteligente y automática para facilitarle la tarea tanto a su equipo de recepción como a los pacientes.
Doctoralia Phone soluciona los tres problemas más habituales en la recepción de un centro médico:
Problema nº 1: no poder atender todas las llamadas entrantes
El día a día del personal de recepción impide, en muchas ocasiones, responder todas las llamadas. ¿Qué pasa cuando el recepcionista está atendiendo a un paciente que está en el centro y, a la vez, entra una llamada? ¿Hay en todo momento una persona que esté 100% pendiente del teléfono? La realidad es que en muchas clínicas no es así.
Aquí es cuando Doctoralia Phone puede resultarte especialmente útil: la herramienta registra todas las llamadas, entrantes o salientes, y crea recordatorios automáticos para que el personal de recepción pueda devolver aquellas que no han sido atendidas lo antes posible.
Problema nº2: no se hace un control de las llamadas
En la mayoría de centros médicos, los recepcionistas atienden el teléfono pero no llevan un control exhaustivo sobre cuántas veces ha llamado un paciente o el motivo por el que se han puesto en contacto.
Con Doctoralia Phone puedes importar desde su software o agenda los números e información personal de sus pacientes para saber quién le llama, puedes indicar el motivo de la llamada, añadir notas, ver cuáles son las horas punta o la duración media por llamada. De esta manera, podrás tener un mayor control sobre el comportamiento de los pacientes y tomar mejores decisiones de gestión del equipo.
Problema nº3: no se mide el rendimiento del equipo
Poder medir la efectividad del equipo de recepción es vital para saber en qué puntos debe formar mejor a sus recepcionistas. Sin embargo, en la mayoría de clínicas no existe una figura que dedique su tiempo exclusivamente a liderar al personal de recepción.
Para solucionar este problema, Doctoralia Phone ofrece una vista de estadísticas completa para gerentes y responsables de equipo donde poder ver los motivos más comunes de las llamadas, el tiempo medio de espera para los pacientes o el porcentaje de llamadas devueltas en un tiempo determinado. Todo en un solo panel de control para poder detectar los puntos de mejora.
Solicite más información sobre Doctoralia Phone
Completa el formulario para recibir información personalizada sobre nuestro servicio
Esperamos que este artículo te haya ayudado a plantear qué mejoras puedes implementar en la recepción para optimizar el rendimiento de su equipo y mejorar la Experiencia del paciente - Temp MX. ¡No dudes en completar el formulario de arriba si quieres solicitar más información sobre nuestros servicios! 😉
