Cómo poner tu consulta en piloto automático en 6 pasos

Aunque el sector de la salud nunca descansa, lo cierto es que es importante saber parar y tomarse un respiro para desconectar, recargar energías y poder seguir cuidando de los pacientes con la mejor calidad posible. Es en estos momentos cuando tener automatizada tu consulta puede ser de gran ayuda.

Poner tu consulta en piloto automático no solo te permite ausentarte con la tranquilidad de que todo está bajo control, tener informados a tus pacientes acerca de cualquier cambio y seguir llenando tu agenda para cuando estés de vuelta, sino que te ofrece muchas más ventajas.

En este artículo te contamos en detalle cuáles son los beneficios de tener tu consulta automatizada y cómo puedes empezar desde hoy mismo gracias a las herramientas incluidas en nuestros planes, para que todo siga funcionando incluso cuando descansas.

4 razones de peso para poner tu agenda en piloto automático

Gracias a las nuevas tecnologías es posible automatizar muchas de las tareas manuales que, como especialista, realizas a diario en tu consulta. 

Como profesional, esto no solo te permitirá tener una mayor productividad en tu día, enfocándote en aquello que realmente importa, también te dará la oportunidad de tomarte un descanso cuando lo necesites sin la preocupación de qué ocurrirá en la agenda cuando no estés. A continuación te compartimos 4 grandes razones para decir "sí" a automatizar tu consulta:

1. Disfruta de una mejor organización

Poner tu consulta en piloto automático te permitirá organizarte mejor y planificar de manera más eficaz las vacaciones y los periodos de menor actividad, ya que podrás informar con antelación a los pacientes sobre los nuevos horarios, así como bloquear las fechas en las que no estás para que los pacientes no puedan reservar cita para esos días pero sí para antes o después. Más adelante veremos cómo hacerlo.

2. Optimiza tu tiempo y dedícalo a lo importante

Imagina poder dedicar buena parte de tu día para atender a los pacientes en lugar de realizar tareas interminables que podrían estar haciéndose de forma automática. Una vez que automatices tu agenda verás como es posible poner fin a muchas de las tareas manuales que la tecnología puede hacer por ti. Tendrás más horas y poder atender mejor a tus pacientes.

3. Ofrece una mejor experiencia a tus pacientes

Tanto si tu consulta cambia de horario durante los periodos de menor actividad como si cierras, no informar debidamente a tus pacientes y dejarles sin alternativa puede afectar su experiencia completa. Si automatizas tu consulta contemplando esos periodos de baja actividad o vacaciones, podrás planificar mejor tu agenda, dándoles más opciones o alternativas y recordándoles que te preocupas por su atención y bienestar.

4. Ten una agenda trabajando por ti 24/7

Por último, tendrás una agenda que trabaje por ti las 24 horas y los siete días de la semana. En otras palabras: podrás seguir llenando tu agenda en todo momento. En el siguiente apartado te contaremos cómo hacerlo.

Sin embargo, recuerda que no hay una regla universal que sirva para todos: a continuación, veremos cómo poner tu agenda en piloto automático para que tu consulta pueda seguir con pleno rendimiento durante tus vacaciones, pero el éxito dependerá de varios factores como: cuánto automatices tu consulta y lo visible que sea tu perfil en los resultados de búsqueda.

6 consejos para automatizar tu consulta con la agenda online de Doctoralia

Si te estás preguntando cómo puedes empezar a automatizar tu consulta desde cero, te recomendamos seguir estos 6 pasos que te compartimos a continuación:

1. Actualiza los horarios en todos tus calendarios

En la medida de lo posible, planifica con tiempo los horarios de tu consulta para los distintos periodos de vacaciones y actualízalos en todas tus agendas.

De lo contrario, corres el riesgo de que los pacientes reserven cita contigo para una fecha en la que no estarás disponible, con todo lo que eso implica: visitas en horas que realmente no están disponibles, llamadas para reprogramar y una experiencia negativa para tus pacientes.

Desde la agenda de Doctoralia tienes dos opciones para actualizar tus horarios:

• Crea bloqueos para aquellas fechas en las que tu consulta estará cerrada.
• Crea excepciones para los días en que el horario será distinto al habitual.

Una vez que hayas añadido los bloqueos y excepciones correspondientes, tu calendario de reserva online se actualizará en tiempo real y solamente se mostrará la disponibilidad que tú has indicado. De este modo, los pacientes no podrán reservar cita para esos días ni horas, pero sí para antes y después, con lo cual tu consulta se seguirá llenando incluso si estás de vacaciones.

2. Informa a los pacientes de cualquier cambio

Cuando tengas definidos los horarios para los siguientes meses y hayas creado bloqueos y excepciones para aquellas fechas y franjas donde no estarás trabajando, el siguiente paso es informar a tus pacientes.

Puedes hacerlo a través de varias vías, la mayoría de ellas incluidas en nuestros planes:

• Añade notas informativas en la consulta. Coloca carteles de forma visible con los nuevos horarios. Así, los pacientes que acudan a consulta sabrán de antemano qué días estarás ausente.
  
• Envía una campaña de email y/o SMS para informar de los cambios. Gracias a la herramienta de Campañas incluida en todos nuestros planes, puedes enviar un email o SMS en cuestión de segundos a los pacientes que quieras para informarles de cambios en los horarios. Cuando regreses de vacaciones, puedes enviar otra campaña para que sepan que estás de vuelta. Una vez enviada cada campaña, podrás ver a cuántos pacientes se ha entregado el mensaje, cuántos lo han abierto y cuántos han hecho clic en el caso de que añadas un enlace para que reserven cita para tu regreso.
• Configura el buzón de voz para pacientes. Entre las herramientas disponibles en nuestros diferentes planes también se encuentra el servicio de "Contestador para pacientes", que te permite configurar un mensaje de voz para que se reproduzca cada vez que un paciente llame y no puedas atender la llamada. Puedes activarlo fácilmente desde tu perfil y elegir entre una variedad de voces. Cuando tus pacientes llamen y no puedas atender, reproduciremos un mensaje grabado para ayudarles a reservar una cita para más adelante.
• Invita a tus pacientes a reservar online. Si eres cliente Starter, Plus o VIP de Doctoralia verás que en el área privada de tu perfil tienes disponibles una serie de materiales promocionales con un código QR para promover la reserva online entre los pacientes. Descárgalos, imprímelos y colócalos en un lugar visible de tu consulta. Cada vez que un paciente escanee el código QR será redirigido directamente a tu perfil, desde donde podrá reservar sus citas para más adelante.

3. Permite que los pacientes reserven online sus citas

Una de las principales ventajas de usar la agenda online de Doctoralia es que permite que tus pacientes puedan reservar en línea sus citas 24/7 mejorando así su experiencia, ya que 1 de cada 3 pacientes prefiere reservar en Internet, y la tendencia va en aumento.

Si ofreces esta opción a tus pacientes, tu agenda seguirá funcionando en automático las 24 horas aunque tú estés de vacaciones, de modo que tus pacientes podrán reservar cita contigo desde cualquier lugar y en cualquiera de los huecos disponibles de tu agenda. Además, las citas se añadirán automáticamente a tu calendario.

Recuerda que en todos nuestros planes también tienes la opción de habilitar los recordatorios automáticos para que aquellos pacientes que reserven su cita médica reciban la confirmación de la visita con todos los detalles, así como los recordatorios de visita 48 horas y 24 horas antes de la cita.

Esto significa que podrás desconectarte y tomar un tiempo para ti mientras tu agenda funciona en piloto automático y sigue llenándose para tu vuelta.

4. No dejes solos a tus pacientes más urgentes

Dependiendo de cuál sea tu especialidad, es probable que si cierras tu consulta por vacaciones algunos de tus pacientes más urgentes se queden sin el seguimiento que necesitan.

Incluso puede ocurrir que alguno de tus pacientes esté fuera de su residencia habitual y tú estés trabajando, y necesite concertar una visita contigo.

Para todos estos casos, y si quieres seguir atendiendo durante el verano, recuerda que puedes habilitar tus consultas online, nuestra herramienta de videoconsultas te permite atender a tus pacientes de forma segura y confidencial sin importar dónde estés tú y dónde estén ellos.

Si además tienes el historial de tus pacientes actualizado en tu agenda de Doctoralia, podrás acceder a toda la información, incluyendo los episodios clínicos, desde cualquier dispositivo iniciando sesión con tus credenciales.

Y si necesitas comunicarte con tus pacientes, recuerda que puedes hacerlo a través de la herramienta mensajes privados, que te permite estar en contacto con tus pacientes para resolver sus dudas o compartirles cualquier información importante. Aquí puedes ver cómo funcionan, cómo crear mensajes automáticos y utilizar plantillas para agilizar tus procesos.

5. Ayuda a los pacientes y reduce su ausentismo

Si durante los periodos festivos o de baja actividad pasas consulta, como puede ser el caso de diciembre, en las vacaciones de verano o semana santa, es probable que notes un aumento de las ausencias y cancelaciones de última hora por parte de tus pacientes.

Ya sea porque están de vacaciones y se olvidaron de cancelar o porque no se acordaron de que tenían una cita programada, puede ocurrir que no acudan a la visita, causando pérdidas y afectando de forma negativa la rentabilidad de tu consulta.

Para que eso no ocurra, recuerda que en todos nuestros planes también tienes la opción de habilitar los pagos por adelantado para que los pacientes paguen su visita en el momento de hacer la reserva. Eso reducirá las ausencias y cancelaciones de última hora, y tú tendrás un mayor control sobre tus ingresos.

Piensa que, mientras más facilidades tengan los pacientes para reservar una cita contigo, poder reprogramarla y realizar el pago, menos ausentismo tendrás en tu consulta.

6. Gestiona tu consulta desde la palma de tu mano

Por último, si aún estando de vacaciones quieres revisar cómo está yendo tu consulta, ver los movimientos de tu agenda en tiempo real, cambiar los horarios, crear nuevos bloqueos o enviar mensajes a los pacientes, recuerda que desde la aplicación móvil de Doctoralia para Especialistas, disponible para iOS y Android, puedes hacer todo eso y mucho más.

Diseñamos la app de Doctoralia para Especialistas para que puedas acceder a tu agenda y gestionarla desde cualquier lugar, manteniendo siempre tus datos seguros, encriptados y cumpliendo con todos los protocolos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Para empezar a usarla, solamente tienes que descargarla en tu dispositivo móvil e iniciar sesión con las credenciales que utilizas para entrar en tu cuenta de Doctoralia.

Ahora que ya sabes cómo poner tu consulta en piloto automático y por dónde comenzar, te invitamos a poner en práctica las acciones que hemos visto a lo largo de este artículo para automatizar muchas de las tareas manuales que realizas al día de hoy, optimizar tu tiempo e invertir la mayor parte de él en lo que de verdad importa: la salud de tus pacientes.

Y si quieres aprender más sobre la gestión de tu consulta, te invitamos a descargar nuestro ebook: "Cómo gestionar tus citas durante las vacaciones", donde aprenderás cómo informar a tus pacientes, cómo ajustar tu calendario en función de tus días libres y qué hacer en caso de urgencias reales.