Cómo elegir la mejor agenda para tu clínica

1️⃣ Google Calendar

El calendario electrónico desarrollado por Google es de los más comunes al ser una aplicación web, es decir, se puede acceder desde cualquier explorador de Internet o celular y solo requieres tener una cuenta de Gmail.

El uso de Google Calendar para clínicas médicas y consultorios se ha ido extendiendo debido a su facilidad de uso, ya que no requiere de una extensa capacitación para aprender a usarlo. Además, otra de sus ventajas es la variedad de vistas que tiene, como la diaria, semanal y mensual.

2️⃣ Microsoft Outlook

Desarrollado como parte de la paquetería de Microsoft Office, Outlook cuenta con gestor de correo electrónico, contactos y calendario.

Su objetivo es el de facilitar la realización de planes y coordinación de una agenda laboral, además de conocer la disponibilidad de tiempos de un equipo de trabajo. No es una agenda como tal; sin embargo, muchos usuarios reconocen a Outlook por esta función.

3️⃣ Apple iCal

Se trata del calendario desarrollado por Apple, una de sus ventajas es que si tienes diferentes dispositivos de la marca, el calendario se actualiza automáticamente en todos éstos. Permite el registro de eventos y citas, con múltiples vistas de calendario. Para poder gestionarlo es necesaria una cuenta iCloud.

👉 ¿Son este tipo de herramientas la mejor opción para una clínica?

Si bien resultan bastante convenientes por su accesibilidad y gratuidad, la realidad es que carecen de muchas opciones de personalización y gestión especializada que una clínica necesita para tener un sistema de agendamiento de citas efectivo.

Una buena agenda médica va a optimizar la carga de trabajo administrativa de una clínica, aumenta la confianza de los pacientes y, en consecuencia, reduce la tasa de ausentismo.

Entonces, ¿qué características son más importantes para elegir la agenda ideal para nuestra clínica?...

✅ Aumenta la productividad. Tu agenda debe permitirte automatizar tareas y actividades; es decir, reducir la llamada "talacha" para que tú y tu equipo puedan hacer otras tareas.

✅ Agendamiento 24/7. Una agenda efectiva debe estar abierta para los pacientes las 24 horas y en cualquier día de la semana. Esto no quiere decir que tu clínica deba estar abierta siempre, únicamente la opción de recibir agendamientos. 
Así, si un paciente quiere agendar una cita para el día siguiente, puede hacerlo a las 12 de la noche sin ningún problema. 

✅ Almacenamiento seguro. Una buena agenda debe ofrecerte seguridad para almacenar todos los datos de los pacientes, como los de contacto, historial clínico, datos de pago, etc. Y qué mejor si utiliza algún servicio en la nube que se distinga por su seguridad, como es el caso de Amazon Web Services.

✅ Automatiza los recordatorios de citas. Para evitar el ausentismo, la agenda médica ideal deberá poder enviar mensajes automáticos a los pacientes para recordarles sobre su cita con al menos 24 horas de anticipación.

✅ Facilita la comunicación con el paciente. Es ideal que tu agenda esté conectada a tu libreta de contactos o CRM, de esta manera podrás centralizar la comunicación con tus pacientes, sus citas y su historial de servicios, además de enviarles campañas de comunicación de manera fácil, ya sea por correo o por otros canales, como SMS.

✅ Enfocada en la gestión de la clínica. Tu herramienta debe ser especializada para administrar el consultorio, así se evita mezclar en la agenda asuntos personales con los labores.