En un entorno médico en constante cambio, comprender la gestión y el análisis financiero es crucial para asegurar la rentabilidad y el crecimiento de la práctica médica en consultorios y clínicas.
Desde la planificación estratégica hasta la toma de decisiones operativas, cada aspecto de la gestión financiera desempeña un papel vital en el éxito de la consulta a largo plazo. Los especialistas que dirigen o gestionan consultas privadas deben velar siempre por la viabilidad del proyecto.
En este sentido, con una análisis financiero se obtienen datos esenciales para mejorar el funcionamiento de la práctica y la experiencia del paciente. Además, con esta examinación también se consigue la optimización de recursos y procesos, de igual forma que se identifican oportunidades de mejora en la eficiencia de la consulta.
Índice de contenidos
- 4 aspectos clave en un análisis financiero para consultorios o clínicas
- Errores comunes en la gestión financiera de la consulta
- Análisis financiero de tu consulta paso a paso
- ¿Qué sigue después del análisis?
- 3 recursos extra para impulsar la rentabilidad de tu consultorio o clínica
4 aspectos clave en un análisis financiero para consultorios o clínicas
Como lo comentamos al inicio, al analizar detenidamente los distintos aspectos que componen las finanzas de tu consulta podrás identificar oportunidades de mejora para hacerla aún más eficaz.
Dentro de las múltiples aristas involucradas existen 4 puntos clave que debes identificar para evaluar adecuadamente la situación financiera de tu consultorio o clínica:
- Ingresos: verifica la estabilidad y diversificación de tus fuentes de ingresos. ¿Cuáles son los servicios y tratamientos que ofreces? ¿Atiendes pacientes en un sólo consultorio o en varios? ¿Sólo brindas consultas presenciales o también videoconsultas? Por ejemplo, si tu consultorio depende únicamente de las consultas presenciales, podrías estar perdiendo la oportunidad de obtener mayores ingresos al brindar la opción de consulta en línea. Identifica todas las formas en que entra dinero a tu consulta y trata de ampliarlas.
- Gastos: analiza detalladamente tus gastos operativos. Incluye los costos de todos tus suministros médicos como guantes estériles y máscaras quirúrgicas, tu instrumental completo, salarios de otras personas que trabajan contigo, gastos de mantenimiento, por renta otros servicios, etc. Examina todo lo que existe y te permite operar día a día en tu consultorio o clínica. Llevar un registro adecuado de todos los gastos te ayudará a encontrar oportunidades para reducirlos sin comprometer la productividad
- Personal: evalúa la eficiencia del personal que trabaja contigo (especialistas médicos, asistente, recepcionista y otros profesionales de la salud), ya que su desempeño impacta directamente en tu rentabilidad. Analiza la posibilidad de implementar nuevas estrategias de capacitación y formación para mejorar su ejecución.
- Inversión: revisa el estado de tu equipo médico y todos los elementos que sirven para realizar tu labor, utilizar herramientas obsoletas no sólo incrementa la ineficiencia, también aumenta los costos. Además, considera invertir en herramientas tecnológicas de gestión que puedan ayudarte a resolver tareas que te quitan tiempo como agendar y confirmar citas, enviar de mensajes específicos a pacientes o el control de pagos.
Errores comunes en la gestión financiera de la consulta
Establecer un presupuesto sólido y mantener un control estricto de los gastos son prácticas fundamentales para garantizar la viabilidad financiera a largo plazo. Sin embargo, al gestionar este tipo de aspectos suelen haber errores comunes que podrían incluso comprometer la operación completa de la consulta:
No llevar un registro adecuado del gasto en suministros médicos
Algunos suministros como los guantes estériles o las torundas, son gastos recurrentes que suelen pasar desapercibidos por no considerarse tan importantes. Es necesario llevar un inventario y control exhaustivo de cada uno de los aditamentos que se utilizan a diario en la consulta.
Si no monitoreas adecuadamente tus niveles de inventario, corres el riesgo de no realizar pedidos a tiempo o perder de vista una salida de dinero considerable, que podría traducirse en interrupciones en la atención al paciente o en compras de emergencia a precios más altos.
El control íntegro de todos materiales médicos impacta directamente en la rentabilidad de tu consultorio o clínica, te permite trabajar con un presupuesto más preciso y ahorrar costos al largo plazo en beneficio de tu consulta.
Control de pagos deficiente
A pesar de la importancia de llevar un control adecuado de cada uno de los pagos que se generan hacia la consulta, esta área suele enfrentarse a diversas complicaciones, principalmente por la falta de instrucción y por no contar con herramientas seguras para su procesamiento.
Tener un control de pagos deficiente puede resultar en retrasos, pérdida de ingresos, errores en la generación de facturas y recibos, gastos innecesarios, etc. Implementar controles rigurosos y capacitación adecuada para ti o el personal involucrado puede ayudar a evitar estos errores y garantizar una facturación precisa y oportuna.
Además, las deficiencias en el control de pagos también perjudican gravemente la relación y la confianza con el paciente, lo que puede convertirse en una fuente de reclamaciones, que es completamente evitable manteniendo sistema organizado y eficiente, que bien puede apoyarse del uso de tecnología para pagos online.
Falta de actualización de servicios conforme a lo que demandan los pacientes
¿Hay una demanda creciente de un nuevo tratamiento entre tus pacientes?, ¿tus pacientes buscan poder reservar en línea una cita? ¿ofreces servicios que suelen estar fuera del alcance de la mayoría de las personas?, ¿has considerado tercerizar algunos tratamientos o parte de ellos para compartir costos y generar ingresos adicionales?, ¿te han solicitado dar consulta en línea?
Una vez que contamos con una lista de servicios y tratamientos ofrecidos, es importante que esté en constante renovación y actualización, que atienda el contexto actual, la realidad de la localidad donde se encuentra tu consulta y la comunidad que deseas atender y ayudar.
Uso o adopción incorrecta de tecnología para la gestión médica
La adopción deficiente de tecnología o evitarla por completo en la gestión médica y la atención al paciente puede resultar en un derroche de gastos a futuro. Muchas consultas médicas invierten en sistemas que no utilizan, como software de gestión de citas de pacientes, reservación online, expedientes electrónicos, etc.
Además, recurrir a la compra de dispositivos o equipo médico no adecuados para las necesidades específicas de tu consulta puede resultar en altos costos de mantenimiento y reparación a largo plazo.
Antes de elegir cualquier sistema digital de gestión para tu consulta o dispositivo, asegúrate de contar con toda la información sobre sus ventajas, aprovechar su uso una vez adquirido, y solicitar asesorías personalizadas a los proveedores para garantizar que estés explotando al máximo estos instrumentos.
Si te apoyas de algún asistente, secretaria, recepcionista o cualquier otro profesional, también debes tomar en cuenta su capacitación.
Análisis financiero de tu consulta paso a paso
Para verificar que estés llevando a cabo un análisis financiero completo y adecuado de tu consulta médica, te compartimos una lista puntual con todos los pasos que debes cubrir:
1. Evaluación de ingresos actuales y potenciales
Examina tanto los ingresos que estás generando en la actualidad, así como los posibles ingresos futuros. Esto implica analizar todas tus fuentes como: consultas médicas, seguro médicos, tratamientos o servicios adicionales, entre otros.
Identifica oportunidades para aumentar estos ingresos, como la oferta de nuevos servicios o la expansión de tu base de datos de pacientes.
2. Revisión detallada de gastos operativos
Realiza un análisis exhaustivo de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de tu consulta, como la renta o hipoteca del local, salarios del personal, suministros médicos, servicios públicos como luz, agua o gas, seguros, mantenimiento, marketing, etc. Una vez tengas todos estos datos, identifica aquellas áreas donde puedas reducir gastos innecesarios o mejorar la eficiencia.
3. Análisis de la eficiencia propia y del personal
Evalúa de la forma más objetiva posible tu productividad y la de tu equipo de trabajo, incluyendo médicos, enfermeras, administrativos y personal de apoyo. Esto implica revisar la carga de trabajo de cada persona, su desempeño, capacitación y cualquier área de mejora para optimizar los recursos humanos.
4. Evaluación del uso y mantenimiento de equipos, herramientas y tecnología
Examina el estado, la utilidad y el mantenimiento de todos los equipos médicos, herramientas y tecnología utilizados en tu consulta. Asegúrate de que todo esté en buen estado de funcionamiento y considera si es necesario actualizar o reemplazar equipos obsoletos para mejorar la eficacia y la calidad del servicio.
5. Revisión del sistema de facturación y cobro
Analiza el proceso de facturación y pago de tu consultorio o clínica para identificar posibles retrasos, errores o áreas de mejora. Asegúrate de que estés facturando correctamente a los pacientes y que estés recibiendo pagos de manera oportuna. Considera la implementación de sistemas de pago electrónico que te permitan agilizar el proceso y reducir errores, así como cobros anticipados para evitar cancelaciones y reducir el ausentismo de tus pacientes.
6. Registro y actualización constante del inventario de suministros
Lleva un registro detallado de todos los suministros y aditamentos médicos utilizados en tu consulta, incluyendo medicamentos, material quirúrgico, material de limpieza, papelería, entre otros. Mantén actualizado este inventario para evitar escasez de suministros importantes y para controlar los costos asociados con el almacenamiento y la compra de inventario.
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¿Qué sigue después de tu análisis financiero?
Una vez que hayas revisado con detenimiento cada uno de los puntos que te compartimos antes, te recomendamos algunos pasos a seguir:
- Identificar áreas de ineficiencia y oportunidades de mejora.
- Implementar medidas para reducir costos y aumentar ingresos.
- Revisar y actualizar de forma periódica tu presupuesto, tu registro de ingresos y gastos.
- Reorientar el foco en mejorar la calidad de la atención al paciente mediante la modernización y optimización de procesos.
- Elaborar un presupuesto mensual y trimestral.
- Considerar el uso de herramientas digitales para una gestión financiera más efectiva y eficiente.
3 recursos extra para impulsar la rentabilidad de tu consultorio o clínica
Sabemos que el tema financiero se extiende mucho más allá del análisis financiero inicial, y por eso queremos aprovechar este artículo para brindarte aún más elementos que te ayuden a mejorar los números de tu consulta médica:
- Calculadora del punto de equilibrio financiero: descarga la calculadora en Google Drive y descubre si tu operación está siendo rentable y cómo puedes incrementar tus ganancias.
- Calculadora de rentabilidad para Excel: conoce el costo promedio por adquisición de cada paciente y descubre el método de promoción más rentable para tu consulta.
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La diversificación de ingresos y el control estricto de los gastos, además del uso de herramientas de gestión de consulta, te ayudarán a garantizar el éxito financiero y una mejor atención al paciente. Con un análisis financiero adecuado y la aplicación de estrategias financieras efectivas, los especialistas médicos como tú podrán asegurar la rentabilidad y estabilidad de su práctica a largo plazo.
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